Analisa sistem 2

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kornpleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan wakti, berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka periu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini discbut dengan siklus hidup suatu sistem (systems life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkali-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya.
Dari sekian banyak siklus pengembangan sistem menurut beberapa penulis sejak tahun 1970-an, diambil salah satu yang akan menjadi acuan kita mengenai pengembangan sistem ini, yaitu menurut John Burch, Gary Grudritski, Information Systems, Theory and Practice (New York: John Wiley & Sons) yang menuliskan tahapan pengembangan sistem sebagai berikut:
1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning).
2. Pengembangan sistem (system development)
a. Analisis sistem (system analysis)
b. Desain sistem secara umum (general system design)
c. Penilaian sistem (system evaluation)
d. Desain sistem terinci (detailed system design)
e. Implementasi sistem (system implementation)
3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation)
Penielasan singkatnya:
1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning).,
Scbelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak (top management), maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak ini. Padahal dukungan dari manajemen puncak sangat penting artir.ya. Kebijakan sistem {systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Perencanaan sistem (systems planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem.
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oieh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki (misalnya untuk meningkatkan efektifitas manajemen, meningkatkan produktivitas atau meningkatkan pelayanan yang lebih baik kepada langganan).
Partisipasi dan keterlibatan manajemen puncak masih diharapkan untuk keberhasilan sistem yang akan dikembangkan. Untuk itu manajemen puncak dilengkapi dengan suatu tim penasehat yang disebut dengan komite pengarah (steering commitee) yang umumnya dibentuk dari wakil-wakil pimpinan dari masing-masing departemen pemakai sistem seperti misalnya mnnajer-manajer departemen atau manajer-manajer divisi. Seringkali komite ini diketuai sendiri oleh direktur utama. Tugas komite ini adalah sebagai berikut:
1. Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan sistem, proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya.
2. Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananya.
3. Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistem.
4. Menilai kinerja dari fungsi-fiingsi sistem yang telah dikembangkan.
5. Memberikan saran-sa-an dan petunjuk-petunjuk terhadap proyek sistem yang sedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaran sistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendaia yang dihadapi.
Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkjan sistem informasi, sebelum sistem ini sendiri dikembangkan, maka perlu direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem (systems planning) ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. Perencanaan sistem dapat terdiri dari perencanaan jangka pendek (short-range) dan perencanaan jangka panjang (long-range). Perencanaan jaftgka pendek meliputi periode 1 sampai 2 lahuii. Perencanaan jangka panjang melingkupi periode sampai dengan 5 tahun. Karena perkembangan teknologi komputer yang sangat cepat, maka perencanaan pengembangan sistem informasi untuk periode yang lebih dari 5 tahun sudah tidak tepat lagi.
Proses perencanaan sistem dikelompokkan menjadi 3 proses utama, vaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang akan dilakukan oleh staf perencana sistem
2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oieh komite
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan yang dilakukan oleh ahalis sistem.
2. Pengembangan sistem (system development) a. Analisis sistem (system analysis)
Penelitian atas sistem yang telali ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui Desain sistem secara umum (general system design) ■■
Tujuan dari desain sistem secara umum udalah untuk memberikan gambaran
secara umum kepada user tentang sistem yang baru.
Penilaian sistem {system evaluation)
Hasil desain sistem secara umum tentunya hams menjadi pertimbangan
pihak manajemen apakah melanjutkan pengembangan sistem yang bam
berdasarkan gambaran desain sistem secara umum atau menolak rancangan
baru tersebut.
Desain sistem terinei (detailed system design)
Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem bam,
selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem
bam. Jika sistem itu berbasfs komputer, rancangan haras menyertakan
spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.
I mpiemen tisi sistem {system implementation)
Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik
dan konseptuai yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.
3. Manajemen sistem dan op^rasi {system management and operation)
Pemeliharaan sistem {systems maintenance) dilaksanakan untuk 3 alasan : 1.
1.Memperbaiki kesalahan
Penggunaan sistem mengungkapkan kesalahan {bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem. Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki.
2. Menjaga kemutakhiran sistem
Dengan berlalunya waktu, terjadi perubahan-perubahan dalam lingkungan sistem yang mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak. Contohnya, pemerintah mengubah rumus perhitungan pajak jaminan sosial.
3. Meningkotkan sistem
Saat sistem digunakan, akan ditemukan cara-cara membuat peningkatan sistem. Saran-saran ini diteraskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi sistem sesuai saran tersebut.
Pada titik tertentu, modifikasi sistem akan menajdi sedemikian rupa, sehingga lebih baik memulai dari awal. Lalu, siklus hidup sistem akan terulang.
Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai >erikut ini :
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan)
Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti
tahapan-tahapan di systems life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa
pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan di systems life cycle.
Akan tetapi sayangn>a, didalam praktek, hal ini tidaklah cukup, karena
.^pendekatan ini tidak memberikan pedoman iebih lanjut tentang bagaimana
[ (y irtelakukan tahapan-tahapan tersebut dengan rterinci karena pendekatan ini tidak
V^efibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Sedangkan
pendekatan terstruktur yang baru muncul sekitar awal tahun 1970-an padja
dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem tambahan alat-alat dap
teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari
systems life cycle.
Karena sifat dari sistem informasi sekarang menjadi lebih kompleks, pendekatan klasik tidak cukup digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi yang sukses dan akan menimbulkan beberapa permasalahan. Permasalahan-pcmia.salahan yang dapal limhul di pendekatan klasik anlara lain adalah scbagdi berikut:
a. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit
Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan alat-alat seperti diagram arus data {dataflow diagram), kamus data {data dictionary), tabel keputusan {decision table), diagram IPO dan bagan terstruktur {structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan teknik-teknik tersebut.
b. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi lebih mahal Biaya pengembangan sistem yang termahal adalah terletak di tahap perawatannya. Mahalnya biaya perawatan di pendekatan klasik ini disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan teknik-teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung dengan alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.
c. Kemungkinan kesalahan sistem besar
Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan
sistem akan menjadi lebih besar. Berbeda dengan pendekatan terstruktur yang pengembangan sistemnya dilakukan dalam bentuk modul-modul yang terstruktur. Modul-modul ini akan lebih mudah dites secara terpisah dan kemudian pengetesan dapat dilakukan pada integrasi semua modul untuk meyakinkan bahwa interaksi antar modul telah berfungsi semestinya. Pengetesan sistem sebelum diterapkan merupakan hal yang kritis karena koreksi kesalahan sistem setelah diterapkan akan mengakibatkan pengeluaran biaya yang lebih besar! Beberapa penelitian menunjukkan bahwa sistem yang tidak dites selama tahap pengembangannya merupakan sumber utama daii kesaiahan-kesalahan sistem.
d. Keberhasilan sistem kurang terjamin
Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya. Salah satu kontribusi utama pendekatan terstruktur adalah partisipasi dan dukungan dari pemakai sistem.
Pendekatan klasik mengasumsikan bahwa analis sistem telah mengerti akan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem dengan jelas dan benar. Pengalaman telah menunjukkan bahwa di beberapa kasus, kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem tidaklah selalu jelas dan benar menurut analis sistem. Pendekatan klasik kurang melibatkan pemakai sistem dalam pengembangan sistem, maka kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem menjadi kurang sesuai dengan yang diinginkan dan sebagai akibatnya sistem yang diterapkan menjadi kurang berhasil.
e. Masalah dalam penerapan sistem
Karena kurangnya keterlibatan pemakai sistem dalam tahapan pengembangan sistem, maka pemakai sistem hanya akan mengenai sistem yang baru pada tahap diterapkan saja. Sebagai akibatnya pemakai sistem akan menjadi kaget dan tidak terbiasa dengui sistem baru yang tiba-tiba dikenalkan. Sebagai akibat lebih lanjut, pemakai sistem akan menjadi frustasi karena tidak dapat mengoperasikan sistem dengan baik.
2. Pendekatan sepotong iawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai)
Pendekatan sepotong {piecemeal approach) merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Pada pendekatan ini, kegiatan atau aplikasi yang dipilih, dikembangkan tanpa mernperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan in hanya memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja. Lain halnya dengan pendekatan sistem {systems approach) yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi itu saja. f '
3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem)
Pendekatan bawah naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya.
Pendekatan atas-turun (top-down approach) sebaliknya dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefmisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.
4. Pendekatan sistem-menyeiuruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya)
Pendekatan sistem-menyeiuruh (total-system approach) merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini kurang mengena untuk sistem yang komplek, karena akan menjadi sulit untuk dikembangkan. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan moduler (modular approach) berusaha memecah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut adalah sistem akan dapat dikembangkan tepat pada waktu yang telah direncanakan, mudah dipahaaii
oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara. Pendekatan irii juga merupakan ci'ri-ciri dari pendekatan terstruktur. j
5. Pendekatan lompatan-jaub lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknelogi yang akan digunakan
Pendekatan lompatan-jatih (great loop approach) menerapkan penibahan mcnyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. perubahan ini banyak mengandung resiko, karena teknologi kornputer begitu cepat berkembang dan unfuk (ahuii-lulum niemluffing mulnli incnjmli timing. Pendekatan ini juga terlaiu mahal, karena memeruikan investasi seketika untuk scmua teknologi yang digunakan dan pendekatan ini juga sulit untuk dikembangkan, karena terlaiu komplek.
Pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus dikernbangkan untuk periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhannya sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang menyebabkan investasi tidak terlaiu mahal dan dapat mengikuti perkembangan teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak cepat menjadi usang.
Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi adalah :
Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dm postulat-postulat yaig digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya
Metode adalah :
Suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi
pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh ;
- Penulis buku
- Peneliti
- Konsultan
- Systems house
- Pabrik software
Metodologi Pengembangan Sistem diklasifikasikan menjadi 3 golongan 1. Functional Decomposition Methodologies (Metodologi Pemecahan Fungsional) Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsitern-subsistem yang Jebih kecil, sehingga akan lebih miidah untuk dipahami,
5. Fungsi Analis Sistem
Analis sistem (systems analyst) adalah orang yang rnenganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan
pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan. Sebutan lain untuk analis sistem ini adaiah analis infonnasi (information analyst), analis bisnis (business analyst), perancang sistem (systems designer), konsultan sistem (systems consultant) dan ahli teknik sistem (systems engineer).
j j
Analis sistem berbeda dengan pemrogram. Pemrogram (programmer) adaiah orang yangmenulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem. Akan tetapi ada juga analis sistem yang melakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan sebaliknya ada juga pemrogram yang meiakukan tugas-tugas yang uiiakukan oieh analis sisiem. Orang yang meiakukan tugas baik sebagai analis sistem maupun pemrogram disebut analis/pemrogram (analyst/programmer) atau pemrogram/analis (programmer/analyst). Tugas dan tanggungjawab analis sistem dan pemrogram adaiah berbeda dan dapat dilihat pada tabel berikut: . —
Pemrogram Analis sistem
1. tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.
2. Pengetahuan pemrogram cukup terbatas pada teknoiogi komputer,
| sistem komputer, utilities dan ' bahasa-bahasa pemrograman yang diperlukan.
3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program.
4. Pekerjaan pemrogram tidak menyangkut bubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) prograrnnya. 4. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseiuruhan.
5. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknoiogi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya.
6. Pekerjaaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar.
7. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem, pemrogram, tetapi juga pemakai sistem dan manajer.
Pengetahuan dan Keahlian yang Diperlukan Analis Sistem
Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang iuas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis sisteni setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut ini sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :
1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi
komputer dam pemrograman komputer
a, Keahlian teknis yang harus diiniliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan komputei.
b. Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras komputer, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operari, utilities dan paket-paket perangkat lunak lainnya.
2. Pengetahuan tentang bisnis secara umum
Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan, maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pem&saran, produksi, manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.
3. Pengetahuan tentang metode kuantitatif
Dalam foeuibangun mouei-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode-metode kuantitatif, seperti misateya pemrograman linier (linier programming), pemrograman dinamik (dynamic programming), regresi (regresion), network, pohon keputusan (decision tree), trend, simulasi dan lain sebagainya.
4. Keahlian peaiecahan masalah
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasaJahan-permasalahan tersebut.
5. Keahlian komunikasi antar personil
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan iaporan-laporan.
6. Keahlian membina hnbungan antar personil
Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu "fctengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungari kerja dengan personil-personil lainnya yang terilibat, akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.