kopean

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sebagai berikut :

”Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem :

”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang ber-interaksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem tidak dapat berdiri sendiri-sendiri, tetapi saling ber-interaksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah didalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analis dan perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau sub sistem-sub sistem dari sistem tersebut.

Karakteristik / sifat-sifat sistem :

1. Komponen sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling ber-interaksi atau bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem yang lebih kecil.

2. Batas sistem

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah hal-hal diluar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat pula bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung sistem

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melaui penghubung memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsitem lainnya melalui penghubung.

5. Masukan sistem

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem

6. Keluaran sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

7. Pengolah sistem

Pengolahan sistem adalah bagian yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran sistem sangat menentukan masukan dan keluaran yang di hasilkan sistem.

Klasifikasikan sistem ditinjau dari beberapa sudut pandang, diantaranya :

1. Sistem abstrak dan sistem phisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa hasil pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia, misalnya sistem informasi.

3. Sistem tertentu dan sistem tak tentu

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, misalnya dalah sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi.

4. Sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpegnaruh dengan lingkungan luarnya, sitem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya.

Pengertian Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting. Apakah informasi itu ?. Informasi dapat di definisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimannya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata dan digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.

Didalam dunia bisnis kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Siklus informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol, huruf-huruf, angka-angka, suara, sinyal, gambar dan sebagainya.

Gbr. Siklus Informasi

Nilai dan kualitas informasi

Suatu informasi di katakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ke tidak pastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.

Informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan, sehingga tidak mungkin dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolahnya, sebagian besar informasi tidak dapat persis di taksir keuntungannya dengan suatu nilai, melainkan hanya dapat ditaksir nilai efektifitasnya.

Kualitas informasi sangat tergantung kepada tiga hal, berikut ini :

1. Akurat. Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Inforamasi harus mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumbernya sampai kepenerima kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat waktu. Informasi yang datang pada penerimanya tidak boleh terlambat, informasi yang sudah usang tidak alan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan, jika pengambilan keputusan terlambat dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut di dapat, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkannya.

3. Relevan. Informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda.

Pengertian Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau biasa disebut dengan processing systems atau information processing systems.

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur, dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses transaksi tertentu, memberi sinyal kepada manajemen mengenai kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen berikut :

1. Masukan. Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.

2. Model. Terdiri dari kompbinasi prosedur, logika dan model mate-matika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dalam basis data.

3. Keluaran. Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Teknologi. Teknologi merupakan kotak alat dari pekerjaan sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan meng-akses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi terdiri dari 2 bagian utama yaitu perangkat lunak dan perangkat keras.

5. Basis data. Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Kendali. Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian didalamnya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat diatasi dengan cepat.

Sistem informasi manajemen (Management information systems)

Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Definisi Sistem informasi manajemen menurut Gordon B. Davis adalah :

”SIM adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi”.

Secara teori, komputer tida harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang begitu komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen non-komputer dan elemen komputer. Dari definisi diatas elemen non-komputer adalah sistem manusia dan elemen komputer adalah mesin.

Sistem informasi berbasis komputer dalam tingkatan organisasi

Organisasi adalah sistem saling pengaruh-mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang sama. Tujuan organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh seorang tertentu saja. Salah satu aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemen-departemen. Didalah suatu perusahaan, departemenisasi harus dikelompokkan secara tegas, karena menyangkut masalah wewenang, hak, harga diri dan gaji.

Bagan organisasi

Bagan organisasi (organization chart) menunjukkanm bagaimana departemen-departemen didalam organisasi di koordinasikan bersama-sama melalui suatu jalur wewenang dan anggung jawab. Bagai organisasi adalah penggambaran secara grafik struktur kerja dari suatu struktur organisasi.

Organisasi sistem informasi

Lokasi dari sistem informasi di dalam suatu organisasi masih belum ada kesesuaian yang pasti. Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem informasi dan ada juga yang menggabungkannya dengan departemen yang lain, misalnya dengan departemen akuntansi yang dibawah koordinasi seorang controller.

Contoh struktur organisasi :

.

	Akuntansi
			Anggaran		PDE (sistem informasi)

Gbr. PDE dibawah Controller

Keuntungan :

- Perubahan dari sistem lama ke sistem komputer tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan departemen yang terpisah.

- Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan anggaran terpusat dengan pengolahan data elektronik.

- Pengembangan aplikasi lebih mengena.

Kelemahan :

Karena data yang diolah tidak hanya data akuntansi, maka controller benar-benar harus menguasai teknologi data elektronik.

Gbr. PDE tidak dibawah Controller

Alasan bahwa departemen sistem informasi (PDE) berdiri sendiri adalah karena departemen PDE berfungsi sebagai service departemen, yaitu tidak hanya mengolah data akuntansi saja, akan tetapi juga data-data non akuntansi. Dengan memisahkan fungsi sistem informasi (PDE) dibawah tanggung jawab manejernya sistem infromasi, maka semua aspek yang berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakan lebih efektif, karena pengetahuan manejer PDE sebagai spesialisasi dibidangnya lebih baik dibandingkan dengan controller.

Pokok-Pokok Sebuah Sistem Informasi Manajemen

Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut :

1. Perangkat keras komputer

2. Perangkat lunak, antara lain :

- Perangkat lunak sistem umum

- Perangkat lunak terapan umum

- Program aplikasi

3. Database

4. Prosedur

5. Petugas pengoperasian

Dalam hal pernerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari :

- Program untuk melaksanakan pengolahan komputer

- Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (seperti formulir, petunjuk untuk operator, dll).

Subsistem terapan dapat ditinjau berdasarkan fungsi keorganisasian yang mendukung atau berdasarkan jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan.

Profesional Sistem Informasi Manajemen

Bidang komputasi pada mulanya tidak menekankan pendidikan formal sebagai persiapan. Hal ini ada baiknya dalam arti bahwa tidak ada hambatan untuk memasukinya, tetapi ini berarti latar belakang bagi rancangan sistem informasi mutakhir kerapkali mengandung kelemahan. Kini ada kecenderungan menuju persiapan akademis formal bagi orang-orang yang merencanakan karir dalam bidang pengolahan informasi.

Beberapa hal yang dapat mempengaruhi kemampuan dalam merancang sistem informasi :

- Bidang akademis yang berhubungan dengan ilmu pengetahuan komputer.

- Dasar pemahaman keorganisasian (manajemen, pemasaran, keuangan, akunting dll) adalah sama pentingnya dengan pengetahuan komputer.

- Pemahaman dalam pengambilan keputusan dan prilaku manusia dalam sistem adalah sama pentingnya dengan pengetahuan dalam pemrograman.

Penerapan Konsep Informasi pada Rancangan Sistem Informasi

Model dasar sistem komunikasi dalam teori informasi lebih rumit bila manusia di ikutsertakan. Manusia adalah sistem yang dapat menyesuaikan diri dalam menuju sasaran. Karena itu lebih sulit diterangkan dari pada sebuah sistem komunikasi perangkat keras.

Informasi dihubungkan dengan keraguan karena adanya pilihan yang harus diambil dan pilihan mana yang tepat tidak dapat dipastikan. Alasan untuk mendapatkan informasi adalah untuk mengurangi ketidak pastian agar pilihan setepatnya dapat diambil. Dasar pilihan adalah efisiensi relatif dari arah-arah tindakan alternatif.

Konsep kualitas informasi berlaku pada perancangan sistem informasi dengan memberikan metode untuk mendeteksi, mengendalikan dan mengurangi bias atau kesalahan.

Konsep usia informasi memberikan gagasan tentang kondisi data yang diukur pada sebuah titik waktu dan operasi data yang meliputi sebuah periode waktu.

PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

Peranan komputerisasi saat ini tidak hanya mempengaruhi anda secara peribadi, akan tetapi juga mempengaruhi keluarga, masyarakat, organisasi-organisasi dan bahkan hampir semua bidang kehidupan saat ini telah disentuh oleh komputerisasi.

Bidang Pendidikan

Penggunaan komputer sebagai alat pembelajaran dikenal sebagai CBE (Computer Based Education). Menurut pendapat Robert Taylor, peranan komputer dalam pendidikan dibagi menjadi 3 bagian yaitu TUTOR, TOOL dan TUTEE. Sebagai TUTOR, komputer berperanan sebagai pengajar melalui pendekatan pengajaran berbantukan komputer. Sebagai TOOL, komputer menjadi alat untuk memudahkan proses pengajaran dan pembelajaran seperti konteks pengajaran berintergrasikan komputer. Komputer juga dugunakan untuk melakukan pengolahan data proses pembelajaran, seperti pengolahan data nilai siswa, penjadwalan, beasiswa, dan sebagainya. Sebagai TUTEE komputer berperanan sebagai alat yang diajar, dan bisa melakukan Tanya jawab atau dialog dengan komputer yang biasa disebut dengan CAI (Computer Assist Instruction). Sebagai contoh, komputer memberi kemudahan dalam mencari dan menghasilkan bahan-bahan pembelajaran yaitu dengan adanya perpustakaan elektronik (e-library) atau buku elektronik (e-book).

Bidang Industri dan Manufaktur

Di bidang industri, komputer dipergunakan untuk mengontrol mesin-mesin produksi dengan ketepatan tinggi, misalnya CNC (Computer Numerical Contor) pengawasan numeric atau perhitungan, CAM (Computer Aided Manufacture), CAD (Computer Aided Design), yaitu untuk merancang bentuk (desain) sebuah produk yang akan dikeluarkan pada sebuah industri atau pabrik. Selain itu industri modern saat ini juga memanfaatkan robot yang secara otomatis melakukan kerja-kerja tertentu dalam sebuah industri yang dikontrol oleh komputer yang tidak mungkin dikerjakan manusia. Contohnya tangan robot dikontrol oleh komputer digunakan untuk memasang komponen-komponen renik dan chip-chip pada motherboard komputer, memasang komponen-komponen pada perangkat elektornik seperti televisi, radio/tape, dan lain sebagainya.

Bidang Bisnis dan Perbankan

Di bidang bisnis baik perdagangan barang maupun jasa komputer akan sangat penting untuk kegiatan transaksi baik rutin, periodik, dan menyediakan informasi dengan cepat dan tepat.Sistem Informasi Manajemen (SIM) / Management Information system (MIS), merupakan sistem informasi yang sudah banyak diterapkan pada perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan barang dan jasa. Di perusahaan dagang seperti department store, telah dipergunakan mesin cash register (mesin kasir) yang dilengkapi dengan kontrol komputer sehingga mesin tersebut dapat dikontrol oleh pihak manajer hanya dari ruangan kerjanya secara cepat dan tepat, untuk scanning barcode kode barang dagangan, menghitung rugi laba, inventori dan sebagainya. Di bidang perbankan, telah memperkenalkan solusi core banking, seperti Finacle, yang memberikan solusi bagi bank yang ingin melakukan layanan finansial. Penghitungan keuangan, bunga, layanan ATM, dan sebagainya.

Bidang Teknik dan Ilmu Pengetahuan

Komputer sangat bermanfaat untuk perhitungan-perhitungan yang sulit dan membutuhkan ketelitian tinggi yang tidak mungkin dilakukan oleh manusia. Ini biasanya digunakan untuk keperluan penelitian dan riset. Para ahli biasanya akan mengadakan simulasi dengan komputer sebelum menguji coba sesungguhnya dari hasil temuannya, misalnya membuat model reaktor nuklir, membuat model-model atom dan molekul. Komputer juga bisa digunakan untuk bidang ilmu pengetahuan alam misalnya mempelajari keadaan struktur tanah, keadaan angin, cuaca, dan sebagainya. Pada bidang teknik sipil komputer digunakan untuk menghitung presisi dan kekuatan kunstruksi bangunan, bidang arsitektur komputer digunakan untuk mensimulasi gambar-gambar ruang secara tiga dimensi.

Bidang Penerbangan dan Kemiliteran

Di bidang penerbangan dan luar angkasa komputer digunakan untuk mengontrol kendali pesawat menggantikan pilot, menghitung ketinggian pesawat, mengontrol panel-panel kendali seperti keadaan mesin, bahan bakar, dan kecepatan. Komputer juga digunakan untuk mengontrol pesawat ruang angkasa baik dengan awak maupun tanpa awak ke planet dan mempelajari keadaan dan isi planet. Dibidang militer komputer digunakan untuk mengendalikan senjata atau peluru kendali. Untuk navigasi kapal laut dan kapal selam, untuk melakukan simulasi peperangan, dan melakukan pengiriman sandisandi rahasia militer.

Bidang Kedokteran

Komputer digunakan untuk mendiagnosa penyakit, menemukan obat yang tepat, menganalisa organ tubuh manusia bagian dalam yang sulit dilihat. Sistem CAT (Computerized Axial Tomography) untuk menggambar struktur otak dan mengambil gambar seluruh organ tubuh yang tidak bergerak dengan menggunakan sinar-X. Sedangkan untuk yang bergerak menggunakan sistem DSR (Dynamic Spatial Reconstructor), yaitu melihat gambar dari berbagai sudut organ tubuh. SPECT (Single Photon Emission Computer Tomography), merupakan sistem komputer yang mempergunakan gas radiokatif untuk mendeteksi partikel-partikel tubuh yang ditampilkan dalam bentu gambar. Bentuk lain adalah PET (Position Emission Tomography) juga merupakan sistem komputer yang menampilkan gambar yang mempergunakan isotop radioaktif. Selain itu NMR (Nuclear Magnetic Resonance), yaitu teknik mendiagnosa dengan cara memagnetikkan nucleus (pusat atom) dari atom hydrogen. Saat ini telah ada temuan baru yaitu komputer DNA, yang mampu mendiagnosis penyakit sekaligus memberi obat.

Bidang Kriminalitas

Komputer dapat digunakan untuk Crime analaisis Support system, yaitu sistem pendukung keputusan bidang kriminalitas. Polisi dapat mempelajari fakta dan mengambil kesimpulan dengan cepat dan tepat, misalnya mendeteksi pelanggaran lalu lintas, melakukan sidik jari, dan sebagainya. Sistem komputer lain yang digunakan untuk bidang kriminalitas adalah : PROMIS (Prosecutor-Offender management Information System), yang dapat memberikan informasi mengenai masalah-masalah kriminalitas mana yang paling penting dan dapat memberikan informasi mengenai bukti-bukti dari tertuduh untuk dibawa ke pengadilan. CATCH (Computer-Assisted Terminal Criminal Hunt), menyediakan informasi mengenai deskripsi secara mendetail dari orang-orang yang dicurigai dan akan tampil di layar komputer. MOTION (Metropolitan Orleans Total Information Online Network), menyediakan informasi tentang orang-orang yang pernah terlibat kejahatan berupa data pribadi, nama samaran, sidik jari, dan foto dari berbagai sudut.

Bidang Entertainment dan Games

Saat ini komputer tidak saja digunakan pada bidang-bidang pekerjaaan dan penelitaian saja. Namun banyak digunakan untuk bidang entertainment dan permainan (games). Bidang entertainment misalnya untuk pembuatan animasi, periklanan, settting, bahkan untuk bermain musik. Di bidang Permainan komputer bisa digunakan untuk permainan (games) tiga dimensi (3D) dilengkapi dengan audiovisual yang menarik dan memberikan special efect.

Kecepatan dan ketepatan dalam mengolah data dan menghasilkan informasi adalah kemampuan utama yang dimiliki komputer. Selain itu kemampuan kapasitas penyimpanan data dalam memori atau simpanan luar seperti harddisk saat ini terjadi peningkatan kapasitas yang sangat luar biasa. Kemampuan-kemampuan lain yang dimiliki komputer adalah kecepatan mengirim data dalam format apapun antar komputer dalam jaringan wilayah lokal, regional, maupun global.

Latihan 1 :

1. Jelaskan yang dimaksud dengan sistem informasi, berikan contoh

2. Jelaskan yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen, berikan contoh

3. Jelaskan persamaan dan perbedaan antara sistem informasi dan sistem informasi manajemen

4. Jelaskan hubungan antara profesionalisme dengan sistem informasi manajemen

5. Jelaskan peranan sistem informasi dalam organisasi

Sistem pengolahan data oleh komputer

Dalam sistem pengolahan data terdapat lima unsur/komponen dasar, yaitu perangkat keras, perangkat lunak, file, prosedur dan personalianya.

Perangkat Keras

Perangkat keras untuk pengolahan data komputer terdiri atas perlengkapan yang mengerjakan fungsi berikut ini :

1. Penyiapan data. Mencakup mesin kartu pons, sistem piringan, bukti transaksi, terminal pengumpul data, CRT dan lain-lain.

2. Masukan pada komputer. Mesin pembaca kartu pons, mesin peraba optis, magnetic ink charater reader (MICR) dan lain-lain.

3. Komputasi, pengendalian dan penyimpanan utama (unit pengolahan utama, CPU). Unit pusat pengolahan (CPU) terdiri atas unit pengendalian, unit penghitungan, dan penyimpanan primer.

4. Penyimpanan sekunder. Penyimpanan sekunder memiliki kapasitas lebih besar dan dipakai untuk merekam file data dan program yang tidak digunakan, media ini adalah pita magnetik dan piringan maknetik.

5. Keluaran dari komputer. Peralatan keluaran yang paling umum adalah mesin cetak, tetapi keluaran dapat juga diperlihatkan di layar CRT dan lain-lain.

Hubungan antara fungsi peralatan dalam suatu sistem komputer dapat dilihat pada gambar berikut :

Unit Pusat Pengolahan

Fungsi dasar dalam suatu sistem komputer

Perangkat Lunak

Perangkat lunak terdiri atas program komputer dan rutin yang mengarahkan atau memberi kemudahan pengoperasian komputer dan dapat dibagi dalam dua kategori :

1. Sistem perangkat lunak. Sistem perangkat lunak terdiri atas program komputer yang memberi kemudahan pemakaian program aplikasi. Contohnya adalah pengoperasian yang mengarahkan dan membantu pelaksanaan program aplikasi, program utility dll.

2. Program aplikasi. Program aplikasi adalah program komputer yang ditulis untuk aplikasi tersendiri seperti pengolahan gaji karyawan.

Pengendalian sistem pengolahan informasi

Sistem informasi sebagai sistem yang terbuka (open system) tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan. Apabila sistem tersebut dilengkapi dengan suatu pengendalian yang berguna untuk mencegah atau menjaga hal-hal yang negatif, maka sistem tersebut akan dapat melangsungkan hidupnya. Pengendalian yang baik merupakan hal yang penting bagi sistem informasi untuk melindungi dirinya dari hal-hal yang merugikan. Pengendalian dalam sistem informasi dapat dikatagorikan menjadi pengendalian secara umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control).

Pengendalian Secara Umum

Pengendalian secara umum merupakan pengendalian diluar aplikasi. Pengendalian ini meliputi :

1. Pengendalian organisasi

2. Pengendalian dokumentasip.

3. Pengendalian perangkat keras

4. Pengendalian keamanan fisik

5. Pengendalian keamanan data

6. Pengendalian komunikasi

Pengendalian organisasi dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab yang tegas didalam departemen sistem informasi (PDE). Fungsi-fungsi utama dalam departemen PDE dapat berupa :

a. Bagian pengontrol data

b. Bagian yang mempersiapkan data

c. Bagian operasi komputer

d. Bagian pustaka data (penyimpanan data)

e. Bagian pemrogram

Pengendalian dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu proyek. Dokumentasi dapat berisikan penjelasan-penjelasan, bagan alir daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh dokumen dasar dll.

Pengendalian perangkat keras merupakan pengendalian yang sudah terpasang didalam komputer oleh pabrik pembuatnya. Pengendalian terhadap kemanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia didalam perusahaan. Menjaga integritas dan kemanan data merupakan pencegahan terhadap data yang tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan supaya tidak diakses oleh orang yang tidak berhak. Pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk mencegah keamanan data selama pengiriman data tersebut.

Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang diterapkan selama proses pengolahan data berlangsung. Pengendalian ini meliputi :

Ø Pengendalian masukan

Ø Pengendalian pengolahan

Ø Pengendalian keluaran

SISTEM BASIS DATA

Apakah Basis Data itu ?

Data adalah fakta mengenai objek, orang, dll. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau sombol-sombol). Sampai dengan membentuk suatu database, data mempunyai jenjang :

- Karakter

- Field

- Record

- File

- Database

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan sistem basis data (database system).

Sistem basis (database system) data adalah suatu informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam didalam suatu organisasi.

Pengguna sistem basis data dapat melakukan bebagai operasi, antara lain :

- Menambah file baru ke sistem basis data

- Menyisip data

- Menghapus data

- Merubah data

- Mengambil data tertentu

- Menyajikan suatu informasi

Keuntungan basis data terhadap sistem pemrosesan kertas dan berkas adalah dalam hal :

- Duplikasi data terkurangi

- Hubungan data dapat ditingkatkan

- Sekuritas data

- Penggunaan data lebih mudah

Evolusi Teknologi Basis Data

Perkembangan teknologi basis data tida terlepas dari perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak. Perkembangan teknologi jaringan komputer dan komunikasi data merupakan salah satu penyumbang kemajuan penerapan basis data, yang kemudian melahirkan sistem basis data terdistribusi. Contoh dampak perkembangan tersebut adalah kemudahan untuk mengambil uang dengan fasilitas ATM (anjungan tunai mandiri).

Perkembangan perangkat lunak seperti kecerdasan buatan, sistem pakar, dan pemrograman ber-orientasi objek, juga mempengaruhi perkembangan basis data, sehingga muncul istilah basis data ber-orientasi objek dan basis data cerdas.

Sistem Manajemen Basis Data (DBMS)

Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah suatu paket perangkat lunak yang komplek yang digunakan untuk memanipulasi database dengan praktis dan efisien. Dibandingkan dengan sistem yang berbasis kertas, DBMS memiliki 4 keunggulan :

1. Kepraktisan : Sistem yang berbasis kertas akan menggunakan kertas yang sangat banyak untuk menyimpan informasi, sedangkan DBMS menggunakan media penyimpanan skunder yang berukuran kecil tetapi padat informasi.

2. Kecepatan : Mesin dapat mengambil atau mengubah data jauh lebih cepat daripada manusia.

3. Mengurangi kejemuan : Orang cenderung menjadi bosan kalau melakukan tindakan-tindakan berulang yang menggunakan tangan.

4. Kekinian : Informasi yang tersedia pada DBMS akan bersifat mutakhir dan akurat setiap saat.

Komponen utama sistem manajemen basis data dapat dibagi menjadi 4 macam, yaitu :

1. Perangkat keras, yaitu berupa komputer dan bagian-bagian di dalamnya, beserta perlengkapan pendukung lainnya.

2. Perangkat lunak, yaitu berfungsi melayani permintaan-permintaan pengguna

3. Data, data dalam basis data mempunyai sifat terpadu (integrated) dan berbagi (shared)

4. Pengguna, pengguna dapat diklasifikasikan menjadi pengguna akhir, pemrogram aplikasi dan administrator basis data.

Proses Perancangan Basis Data

Proses perancangan basis data dapat dibagi menjadi tahapan-tahapan berikut :

1. Perancangan basis data secara konseptual

Perancangan basis data secara konseptual merupakan upaya untuk membuat model yang masih bersifat konsep.

2. Perancangan basis data secara logis

Pada perancangan ini merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual ke model basis data yang akan dipakai (model relasional, hirarki atau jaringan). Namun sebagaimana perancangan konseptual, perancangan ini tidak tergantung pada DBMS yang akan dipakai.

3. Perancangan basis data secara fisik

Pada perancangan ini merupakan tahapan untuk menuangkan perancangan yang bersifat logis menjadi basis data fisik yang tersimpan pada media penyimpanan eksternal (yang spesifik terhadap DBMS yang dipakai).

Untuk memahami tahapan perancangan basis data tersebut, perlu kiranya mengenal daur hidup pengembangan sistem secara utuh. Hal ini disebabkan perancangan basis data hanya merupakan bagian dari tahapan pengembangan sistem, dan tahapan pengembangan sistem itu sendiri merupakan salah satu dari sejumlah tahapan pada daur hidup pengembangan sistem.

Pengembangan Sistem

Kegiatan-kegitan dalam pengembangan sistem dapat dikelompokkan menjadi beberapa tahapan pengembangan, yaitu :

1. Tahapan Studi Kelayakan

Pada tahapan ini yang dilakukan adalah identifikasi yang didasarkan pada :

a. Kebutuhan pada sistem yang sudah ada, baik sistem manual maupun sistem otomasi.

b. Kebutuhan-kebutuhan baru yang dikehendaki oleh manajemen

Hasil tahapan ini berupa daftar kebutuhan, perkiraan biaya untuk membuat sistem baru dan juga solusi yang dikehendaki.

2. Tahapan Rencana pendahuluan

Pada tahapan ini hal-hal yang dilakukan adalah menentukan lingkup proyek atau sistem yang akan ditangani. Adapun lingkup sistem yang ditangani dijabarkan dalam bentuk DFD. Tujuannya adalah memberikan pandangan umum sistem.

3. Tahapan Analisis Sistem

Pada tahapan ini analis sistem (orang yang bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem secara menyeluruh) sering berdialog dengan pengguna untuk memperoleh informasi detail kebutuhan pengguna . Pengumpulan kebutuhan pengguna biasa dilakukan melalui wawancara, observasi, dan kuisioner. Hasil yang didapatkan dipakai untuk menyusun DAD untuk sistem baru.

4. Tahapan Perancangan Sistem

Tahapan perancangan sistem dibagi menjadi dua bagian, yaitu :

a. Perancangan basis data

Perancangan basis data sebagai mana telah disebutkan diatas terdiri dari perancangan secara konseptual, secara logis dan secara fisik.

Perancangan basis data secara konseptual terdiri atas tiga langkah, yaitu :

- Penentuan entitas

- Pendefinisian hubungan antar entitas

- Penerjemahan hubungan ke dalam entitas

Contoh pendefinisian basis data secara konseptual :

Entitas : Pegawai

Attribut	Tipe	Size	Keterangan
NomorPeg NamaPeg Gaji	Charakter Charakter Numeric	6 25 6	Nomor pegawai Nama pegawai Gaji

Penentuan entitas dilakukan dengan mengamati DAD yang telah dibuat.

Hubungan antar entitas biasanya dinyatakan dengan diagram E- R (entity-relationship) atau diagram struktur data.

		Mobil
						Diagram Struktur Data
	Diagram E - R

Setelah hubungan antar entitas didefinisakan, hubungan akan diterjemahkan kedalam tabel. Hal ini dilakukan melalui langkah :

- Penentuan kunci untuk entitas

- Penerjemahan hubungan ke dalam kunci sekunder

- Penormalisasian basis data

b. Perancangan proses

Setelah semua tabel dinormalisasi (memenuhi kriteria normalisasi), maka proses perancangan basis data secara fisik mulai dilakukan. Tahapan ini bergantung kepada DBMS yang akan digunakan. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan antara lain :

- Mendefinisikan seluruh kolom untuk semua tabel

- Mendefinisikan kebutuhan integritas referensial

- Mendefinisikan view atau pandangan

- Mendefinisikan indeks

Kegiatan-kegiatan ini dilakukan dengan menggunakan perintah-perintah yang tersedia pada DBMS.

Perancangan proses biasanya menghasilkan dokumentasi perancangan dalam bentuk spesifikasi program yang dilengkapi dengan contoh rancangan layar, bagan struktur sistem dan rancangan laporan sesuai kebutuhan pengguna sistem.

5. Tahapan Implementasi Sistem

Pada tahapan ini kegiatan mencakup pengkodean program, pengujian program, pemasangan program dan juga pelatihan kepada pengguna. Setelah tahapan ini berakhir maka akan sapai pada tahap penggunaan. Dalam hal ini aplikasi mulai dioperasikan oleh pengguna untuk melakukan berbagai transaksi.

KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu oleh menajemen puncak (top management) agar pengembangan sistem berjalan sesuai dengan yang diharaplan. Kebijakan sistem (system policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Perencanaan sistem (system planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem.

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena menajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki.

Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk pengembangan sistem informasi, sebelum sistem ini sendiri dikembangkan, maka perlu direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem (system planning) menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja, dan dana. Perencanaan sistem dapat dibagi menjadi perencanaan jangka pendek. Yaitu 1 s/d 2 tahun, dan perencanaan jangka panjang, yaitu 3/d 5 tahun.

Proses dari perencanaan sistem dapat di kelompokkan dalam 3 proses utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencanaan sistem

2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite pengarah

3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh analis sistem.

Tahapan-tahapan dari proses perencanaan sistem untuk ketiga bagian diatas :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem :

a. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan. Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan (gool) perusahaan, ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan untuk mencapai kesuksesannya.

b. Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem. Yaitu mengidentifikasikan proyek-proyek sistem yang nantinya akan dikembangkan, dalam perencanaan sistem dapat melibatkan beberapa proyek-proyek sistem informasi yang harus dikembangkan. Seperti :

- Pengendalian penjualan dan pemasaran

- Pengendalian distribusi

- Pengendaliah produksi

- Pegendalian keuangan

- Pengendalian persediaan

c. Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem. Sasaran sistem informasi harus konsisten dengan sasaran perusahaan. Sasaran masing-masing proyek sistem yang telah diidentifikasikan kemudian dapat ditetapkan (misalnya : dari sisi meningkatkan pelayanan, efisiensi dan efektivitas perusahaan).

d. Menetapkan kendala proyek-proyek sistem. Yaitu menetapkan kendala-kendala terhadap pengembangan proyek-proyek sistem informasi meliputi : batasan dana, batasan waktu, umur ekonomis proyek, batasan struktur organisasi yang tidak boleh dirubah dan batasan peraturan-peraturan yang berlaku.

e. Menentukan prioritas proyek-proyek sistem. Perencanaan sistem jangka panjang biasanya terdiri dari beberapa proyek sistem yang harus dikembangkan baik secara bertahap maupun secara bersamaan, dengan demikian dari beberapa proyek sistem yang telah direncanakan perlu ditentukan proyek-proyek mana yang mempunyai prioritas untuk dikembankan terlebih dahulu. Misalnya proyek pengendalian penjualan dan pemasaran dibandingkan pengedalian persediaan.

f. Membuat laporan perencanaan sistem. Hasil akhir dari kegiatan perencanaan sistem adalah laporan perencanaan sistem yang tertulis. Contoh daftar isi laporan perencanaan sistem :

- Daftar isi

- Latar belakang organisasi

- Proyek-proyek sistem informasi direncanakan

- Sasaran pengembangan sistem informasi

- Kendala-kendala pengembangan sistem informasi

- Prioritas proyek-proyek sistem informasi

- Rincian proyek-proyek sistem informasi direncanakan

g. Meminta persetujuan manajemen

2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan:

a. Menunjuk team analis. Proyek pengembangan sistem biasanya dilakukan oleh suatu team analis baik dari departemen pengembang sistem yang telah ada di dalam organisasi atau team dari pihak luar (konsultan).

b. Mengumumkan proyek pengembangan sistem. Yaitu meng-sosialisasikan proyek sistem kepada para manejer dan karyawan bawahan dengan tujuan mempersiapkan mental mereka terhadap perubahan-perubahan yang akan terjadi, karena kesuksesan dari penggembangan sistem informasi juga tidak terlepas dari peran para personil pekerja dan manejer karena merekalah yang akan mengoperasikan dan menggunakan sistem informasi tersebut.

3. Mendefinisikan proyek-proyek yang dikembangkan :

a. Melakukan studi kelayakan (feasibility study). Yaitu suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Studi kelayakan dilakukan oleh analis sistem dengan melakukan penelitian pendaluhulan dengan tujuan :

- Memahami operasi dari sistem yang lama, yaitu dari bagan alir arus informasi, bagan alir sistem, struktur organisasi, deskripsi jabatan, dokumen-dokumen dasar, laporan-laporan, dll.

- Menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem secara garis besar untuk mencapai sasaran sistem, yaitu mengunpulan data mengenai apa kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem hal ini diperolah dengan menggunakan teknik pengumpulan data, seperti wawancara, observasi, dan pengambilan sampel.

- Menentukan permsalahan-permasalahan dari sistem lama, jawaban ini juga dapat diperoleh dengan cara melakukan wawancara, observasi dan pengambilan sampel.

b. Menilai kelayakan proyek sistem. Dari hasil penelitian pendahuluan, maka kelayakan proyek sistem dapat dinilai berdasarkan lima kelayakan yang harus dipertimbangkan, yaitu :

- Kelayakan teknik (technical feasibility), meliputi ketersediaan teknologi dipasar dan ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannya

- Kelayakan operasi (operational feasibility), meliputi kemampuan dari personil-personil, kemampuan operasi sistem untuk menghasilkan informasi, kemampuan pengendalian dari operasi sistem dan efisiensi dari sistem.

- Kelayakan jadwal (schedule feasibility), Penilaian kelayakan jadwal ini digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem akan dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan.

- Kelayakan ekonomi (economic feasibility), yaitu menentukan besarnya dana pengembangan sisten dan manfaat yang diperoleh.

- Kelayakan hukum (law feasibility), Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari karena menyimpang dari hukum yang berlaku.

c. Membuat usulan proyek sistem, berupa laporan usulan proyek sistem secara tertulis.

d. Meminta persetujuan manajemen.